فن الإدارة

فن الإدارة فن التحفيـــز!! من المؤكد أننا كبشر لسنا نشبه الآلات في شيء، لنا طبيعة خاصة، لا نعمل بضغط علىزر، بل إن البشر ـ كل البشرـ ما هم إلا مجموعة من الأحاسيس والمشاعر، والعمل لابدأن يرتبط بتلك المشاعر. ولذا فحسن أداء العمل أو سوءه يرتبط بمشاعر العاملين نحوذلك العمل، ولذا يدرك المدير الناجح كيفية التعامل مع الأفراد لإخراج أفضل ما لديهمنحو العمل المنوط بهم عن طريق التحفيز... فما هو المدلول لتلك الكلمة السحرية؟ التحفيز هو: عبارة عن مجموعة الدوافع التي تدفعنا لعمل شيء ما، إذن فأنت ـ كمديرـلا تستطيع أن تحفز مرؤوسيك ولكنك تستطيع أن توجد لهم أو تذكرهم بالدوافع التيتدفعهم وتحفزهم على إتقان وسرعة العمل. فما هي العوامل المهمة في التأثير على العامل؟ أولاً: شعور العامل أنه جزء لا يتجزأ من هذه المؤسسة. نجاحها نجاح له وفشلها فشلله، المؤسسة التي يعمل فيها جزء من وجوده وجزء من كيانه، فإذا استطاع المدير أنيوصل تلك المفاهيم إلى العاملين معه فسيكون قد وضع يده على أكبر حافز لهم، فهم لايعملون لصالح المدير بل هم يعملون لصالح المؤسسة ككل والمدير فرد فيها. ثانيا: اقتناع كل عامل في المؤسسة أنه عضو مهم في هذه المؤسسة. فمهما كان عملهصغيرًا فلا يوجد أبدًا عمل تافه، بل يوجد إنسان تافه يأبى أن يكون إنسانًا ذا قيمة،فإذا شعر العامل بأهميته بالنسبة للمؤسسة التي يعمل فيها سيكون ذلك دافعًا كبيرًالتحسين أدائه في عمله، بل سيزيده إصرارًا على الابتكار في كيفية أدائه لذلك العمل،ولذا فالمدير الناجح هو الذي يشعر كل عامل معه مهما كان دوره بأنه أهم عضو فيالمؤسسة وأن عمله هو أهم الأعمال، وإذا تمكن هذا الشعور من العاملين ككل في المؤسسةفلن تعرف المدير من العامل، فكلهم في الغيرة على أداء العمل سواء، وكما كان سلفناالصالح رضوان الله عليهم أجمعين لا تعرف القائد منهم من الجندي. ثالثا: وجود مساحة للاختيار. لابد للمدير الناجح أن يترك مساحة للاختيار للعاملينمعه، فيطرح عليهم المشكلة، ويطرح ـ مثلاً ـ بدائل لحلها، ويستشير العاملين معه حتىإذا وقع اختيارهم على بديل من البدائل المطروحة عليهم تحملوا مسئوليتها مع المدير،وأصبح لدى كل واحد منهم الحافز القوي على إتمام نجاح ذلك العمل. بعد أن علمنا العوامل التي تؤثر على التحفيز نستعرض معوقات التحفيز. إذا بذل المدير جهده ـ أو اعتقد ذلك ـ ولم يجد نتيجة مباشرة فلم يجد هناك تغيير ولازال شعور العاملين كما هو فلابد أن هناك معوقًا من معوقات التحفيز موجودًا، وينبغيالبحث عنه وإزالته. ومعوقات التحفيز هي: 1ـ الخوف أو الرهبة من المؤسسة. 2ـ عدم وضوح الأهداف لدى إدارة المؤسسة. 3ـ عدم المتابعة للعاملين فلا يعرف المحسن من المسيء. 4ـ قلة التدريب على العمل وقلة التوجيه لتصحيح الأخطاء. 5ـ عدم وجود قنوات اتصال بين المديرين والعاملين فيكون كل في واد. 6ـ الأخطاء الإدارية كتعدد القرارات وتضاربها. 7ـ تعدد القيادات وتضارب أوامرها. 8ـ كثرة التغيير في القيادات وخاصة إذا كان لكل منهم أسلوب في العمل يختلف عنسابقه. العوامل التي تساعد على تحفيز العاملين: أما إذا أردت التعرف على العوامل التي تساعد على تحفيز العاملين وكسب تعاونهم معكفاعمل على بناء الشعور بالاحترام والتقدير للعاملين بإطرائهم والثناء على ما أنجزوهمن أعمال جيدة. 1ـ حاول أن تتحلى بالصبر، وأشعر العاملين أنك مهتم بهم. 2ـ أفسح المجال للعاملين أن يشاركوا في تحمل المسؤولية لتحسين العمل، واعمل علىتدريبهم على ذلك. 3ـ حاول أن تشعر العاملين الهادئين والصاخبين، أو المنبسطين بالرضا على حد سواء. 4ـ أشرك العاملين معك في تصوراتك، واطلب منهم المزيد من الأفكار. 5ـ اعمل على تعليم الآخرين كيف ينجزوا الأشياء بأنفسهم، وشجعهم على ذلك. 6ـ اربط العلاوات بالإنجاز الجيد للعمل، وليس بالمعايير الوظيفية والأقدمية فيالعمل. 7ـ اسمح بل شجع المبادرات الجانبية. 8ـ شجع العاملين على حل مشاكلهم بأنفسهم. 9ـ قيِّم إنجازات العاملين، وبيِّن القِيَم التي أضافتها هذه الإنجازات للمؤسسة. 10ـ ذكِّرهم بفضل العمل الذي يقومون به. 11ـ ذكرهم بالتضحيات التي قام بها الآخرون في سبيل هذا العمل. 12ـ انزع الخوف من قلوبهم وصدورهم من آثار ذلك العمل عليهم إن كانت لها آثار سلبية. 13ـ اجعل لهم حصانة من الإشاعات والافتراءات. 14ـ كرر عليهم دائمًا وأبدًا بوجوب قرن العمل بالإخلاص. 15ـ حاول أن تجعل مجموعات العمل متناسبة في التوزيع والمهام. 16ـ حاول أن تتفاعل وتتواصل مع العاملين. 17ـ حاول أن توفر للعاملين ما يثير رغباتهم في أشياء كثيرة. وهكذا.... ولك سيدي أن تعلم أن هناك ثلاث طرق لكي تـنقل الحافز إلى العاملين: الطريقة الأولى: التحفيز عن طريق الخوف: بأن تذكر لهم الأخطار التي تحيط بالمؤسسة وأن الوقت يداهمنا، وعلينا أن نحاولالتشبث بسفينة نوح قبل أن يأخذنا الطوفان، ومثل هذه الأقوال. وهذه طريقة تجدي فيأول الأمر ثم لا تجد لها بريقًا بعد ذلك ولن تجدي ولن يكون من ورائها أي مردودإيجابي. الطريقة الثانية:التحفيز عن طريق المكافآت والحوافز المادية: وهذه الطريقة أيضًا تجدي في أول الأمر ولكنها لا تلبث إلا أن تخف حدتها ولا تجديعلى المدى البعيد؛ لأن العمال إذا اعتادوا على ذلك فلن يتحركوا إلا إذا كان هناكحافز مادي ومن الممكن أن يعطوا العمل على قدر ذلك الحافز المادي فقط. الطريقة الثالثة: مخاطبة العقل بالإقناع: بإقناعهم أن تطور المؤسسة يعود عليهم جميعًا بالنفع ويساهم في بناء مستقبل أفضل لهموهذه الطريقة مفيدة جدًا. الفصل الثاني: كيف تتعامل مع الطبيعة الإنسانية للعاملين ؟ قد تفعل الكثير من أجل العاملين لرفع معنوياتهم وتحفيزهم للعمل ولا تجد استجابة،ولذا فمن المفيد أن تتعرف على الطبيعة الإنسانية للعاملين لكي تستطيع تفهمنفسياتهم، ومن ثم الوصول إلى هدفك كمدير لرفع وتنمية مهاراتهم في أداء الأعمالالموكولة إليهم، هناك نظريتان أساسيتان في التعامل مع الأفراد وخاصة لأول مرة:الأولى: تسمى نظرية .xوالثانية: تسمى نظرية .yالأولي نظرية متشائمة جدًا تفترضالخطأ في كل المحيطين إلى أن يثبت العكس، كمن يقول الإنسان متهم حتى تثبت براءته.والثانية تفترض التفاؤل الكبير وتفترض الصواب في كل المحيطين إلى أن يثبت العكس،كمن يقول المتهم بريء إلى أن تثبت إدانته. وتقوم فروض نظرية x على: العمل شاق.. العامل كسول.. العامل لا يحب العمل.. العامل غير طموح.. العامل يتملصمن المسئولية..العامل يحب الإشراف المباشر الذي يعفيه من المساءلة.. العامل لايتحرك إلا بالمال..العامل مستعد لتقبل الرشوة بالمال حتى لو كان ضد مصلحالمؤسسة..وبالتالي يكون المدير وفقًا لهذه النظرية: ينفرد بالقرارات دون الرجوع إلى أحد.. يهيمن على سير العمل.. كل خطوة تتم في العملتحت إشرافه.. لا يثق إلا بنفسه.. يسعى لتحقيق أهدافه بكل الوسائل.. لا يقبل كلمةنقد توجه إليه. أما نظرية y تقوم على الفروض التالية: الناس دائمًا تستمتع بالعمل.. العمل المحبب كاللعب لا إرهاق فيه ولا ملل.. تحقيقالإنجاز عامل مهم كالأجر تمامًا للعامل.. العمال ملتزمون بطبيعتهم.. العمال مبدعونإذا وجدوا الفرصة المناسبة.. وعليه فإن الإدارة تكون كالآتي: القرارات بالتشاور.. يُشعر العاملين بالانتماء للعمل.. يساعد العاملين على التطور..يشجع العمل الجماعي. في النهاية الواضح أن الطريقة الثانية هي أفضل للعمل ولكن أنتبه إلى محاذيرها وهي: 1ـ أن يسيء العمال استخدام السلطة الممنوحة لهم. 2ـ عدم وجود سياسات صارمة تجاه العمال. 3ـ أحيانًا لا يهتمون بسياسة المؤسسة ويسير كل واحد منهم بمفرده. ولكي تنجح عوامل التحفيز التي تتخذها من الضروري أن تتعرف على الاحتياجات التييحتاجها العاملون، فينبغي: 1ـ إعداد مكان عمل مريح لهم. 2ـ حاول أن تجعل سلامتهم من أولوياتك وأشعرهم بذلك. 3ـ تحرى إقامة العدل بينهم. 4ـ حاول أن تخص المحتاجين ماديًا منهم بالأعمال الإضافية لتتحسن رواتبهم. 5ـ حاول الاجتماع بهم على فترات لتستمع إليهم ويستمعوا إليك بعيدًا عن توتراتالعمل. 6ـ أشركهم في التشخيص واطلب منهم دائمًا الأفكار الجديدة. 7ـ استعمل دائما عبارات الشكر عند تحقيق الإنجاز. 8ـ استعمل أسلوب الجهر بالمدح والإسرار بالذم. 9ـ أعطهم دائمًا المثل والقدوة بسماحك لهم بانتقاد سياستك من أجل الوصول للأفضل. 10ـ ضع نصب عينيك دائما إيجاد بديل لك أو نائب ينوب عنك عن طريق إفساح المجالللجميع لاكتساب الخبرات.

مجالات الإدارة

مجالات الإدارة
ترتبط الإدارة بجميع الأنشطة الحياتية وفي الواقع إن التصنيف على اساس المجال قد لايكون تصنيفا منحصرا إذ أن الأنشطة الحياتية منوعة وغير منحصرة. ولكن يمكننا أن نصنف الإدارة تصنيفا عاما وشاملا على أساس الهدف من النشاط(اجتماعي خدمي ـ مادي) فتصبح الإدارة بذلك نوعين:
1ـ إدارة الأنشطة ذات الهدف الخدمي الاجتماعي (إدارة القطاع الحكومي أو الإدارة العامة).
2ـ إدارة الأنشطة ذات الهدف المادي (إدارة القطاع الخاص أو إدارة الأعمال.
أما ما يذكر أدناه فما هي إلا مجموعة من الأساليب والطرق الإدارية التي يستخدمها المدير عند الحاجة بل أنه في الواقع العملي قد نجد الكثير من المدراء يجهلون هذه الأساليب والطرق ولم يسبق أن استعانوا بها في حياتهم العملية.خصوصا إذا كانت معلومات أو تحليلات جديدة

ما هي وظائف الادارة؟

وظائف الإدارة Functions of Management
يعتبر فايول من أكثر الرواد الأوائل في الفكر الإداري الذينساهموا في بلورة وتحديد وظائف الإدارة ، والتي منها أمكننا في الوقتالمعاصر تحديد عناصر العملية الإدارية التي تم الإشارة إليها في مكانسابق. وفي رأي فايول أن الإدارة (أو المدربين) لها خمس وظائفأساسية وهي :
· التخطيط ، ويقصد به التنبؤ بالمستقبل والاستعداد إليه وتحديد الأهدافالمرغوبة.
· التنظيم ، وينظر إليه كوظيفة تسعى إلى تزويد العمل بكل ما من شأنهأن يساعد على الوصول إلى الأهداف من عنصر بشري وموادوأموال ومعدات ، ومع إقامة علاقات سلطة وتحديد للمسئوليات.
· إصدار الأوامر ، وتتمثل في رأيه في الآلية اللازمة لتشغيل التنظيمعلى الوجه الأمثل ، مع ضرورة الوضوح في الأوامر ووحدتهاوالطاعة لها .
· التنسيق ، ويعتقد أنه وظيفة أساسية للإدارة تسعى إلى تحقيق التوافقوالانسجام ، وتجنب التعارض والتناقض في الأهداف والتعليمات وكلشئ .
· الرقابة ، وهي في رأيه ضرورية للتحقق من سلامة التنفيذ للأداء وفقا للخطط المقررة والأوامر والتعليمات الصادرة ، مع مكافأة الإنجازومعاقبة الخطأ

ما هو التطور التاريخي للادرارة؟

   تعتبر الإدارة قديمة قدم المجتمعات الإنسانية إلا أنه حتى العصر الحديث فإن الكل الجهود التي بذلت في البحث والدراسـة فـي مجـال الإدارة لم تصل بعد إلى بناء صرح من المعرفة يشكل نظرية متكاملـة للإدارة . ولكن وحتى اليوم فإننا أمام مداخل عديدة ونظريـات متنوعـة تبلور الإطار العام لما يعرف بعلم الإدارة . لقد مضت آلاف السنين عليممارسة الإدارة في الحياة العملية وقبل هذه النظريات. مع مولد الثـورالصناعية تركز الانتباه نحو الإدارة وبرز الاهتمام بجعلها موضوعاً لـهكيانه وذاته المستقبل ثم جاءت مرحلة ظهور المنظمات كبيرة الحجم فيبداية التسعينيات من هذا القرن ، التي أثارت الانتباه والاهتمام بدرجـةأكبر بالإدارة وضرورة تكوين نظرية خاصة بها . ومع نهاية الحـربالعالمية الثانية تزايدت البحوث والدراسات في الدول الصـناعية والتـيساهمت بشكل ملحوظ في زيادة الاتساع والعمق في المعرفة الإداريـة ،كما زاد اهتمام القيادات في منظمـات الأعمـال والمنظمـات العامـةبالمهارات الإدارية. ومن المعالم البارزة للصور التاريخية للفطر الإداريظهور انتشار الكليات والمعاهد المتخصصة في الإدارة فـي السـنواتالأخيرة باعتبارها مجالاً مستقلاً بذلك يستحق الدراسة والبحث .إن الاهتمام الكبيرة بالإدارة نتج عنه في السنوات الأخيرة وجودأعداد لا حصر لها من البحـوث والدراسـات والمؤلفـات والمجـلاتالمتخصصة في الإدارة وقد تزايد هذا الاهتمام عاماً بعد عام وتنوعـتالأساليب والوسائل المستخدمة في بناء ونشر المعرفة الإدارية . ولكـنوبالرغم من ذلك فلم تتوفر حتى الآن نظرية موحدة ومتكاملة لـلإدارة.وكما يصف البعض هذا الموقف، فإننا نملك الآن غابة واسـعة يطلـقعليها نظرية الإدارة. وتتجسد هذا الغابة في المداخل المتعددة والتي قـدتتعارض أحياناً مع بعضها البعض ، وفي المفاهيم المتنوعة التي يشتمل عليها الفكر الإداري المعاصر .

القاعدة الذهبية في علم الإدارة

تعتبر عملية التقويم إحدى العمليات الخمسة الأساسية من العمليات الإدارية والتي تعرف بوظائف الإدارة ، وهذا يبرز أهمية عملية التقييم والتقويم فهي تمنحنا وسائل تنبؤ وقياس لمدى فاعلية العملية الإدارية ومدى تحقيق الأهداف المنشودة للمشروع أو المنظمة .


وهناك قاعدة مهمة في قياس الأداء تقول:


" ما نستطيع قياسه نستطيع تعديله.. وتطويره والتحكم فيه" .


و نحن في مؤسسة مهارات النجاح للتنمية البشرية نردد دوماً القاعدة الذهبية في علم الإدارة التي طورها المدرب الدكتور محمد العامري ( مدرب ومستشار إداري وتربوي ) حول عملية قياس الأداء المنظمي و التي تقول :
( كل ما ليس له مقياس لا يمكن أن يقاس ، ولا يمكن التحكم في إدارته ، ولا ضبط جودته ، ولا التنبؤ بمخاطرة ، ولا القدرة على تحسينه وتطويره ! ) .


وهنا تكمن فائدة القياس ، حيث توضح هذه القاعدة الذهبية بجلاء أهمية عملية القياس والتقويم في العملية الإدارية .