مقدمة عن الإدارة

مقدمة عن الإدارة

المقدمة
إن الإنسان اجتماعي بطبيعته يتكتل مع بني جنسه في مجموعات بشرية ذات اهتمامات مختلفة ومتنوعة لذا "فوجود الإدارة حتمي في كل التجمعات البشرية التي تمتلك إمكانيات مادية وفنية وطبيعية تساعدها على تحقيق أهدافها وتنفيذ واجباتها" إذاً فالإدارة بشكل عام هي الركيزة الأساسية لكل عمل مبني على أسس علمية بل لا بد من وجود جهاز تنفيذي إداري فعال يعتمد على أساليب إدارية حديثة تكفل تقديم الخدمات العامة في أقصر وقت وبأقل تكلفة ممكنة .
إن أي تنظيم أياً كان هدفه يحتاج إلى الإدارة مثل الوزارات , الجامعات , المدارس , المؤسسات والشركات , وغيرها... فمن هنا كان اهتمام المؤلفين والباحثين بأن يقدموا لدارسي الإدارة العامة والعاملين في ميادينها الأصول والأسس والمبادئ الإدارية العامة ومحاولة ربط هذه الحقائق والمعلومات بواقع الإدارة العلمي .
ولقد قمت في هذا البحث بجمع معظم الأفكار وتحويلها إلى معلومات مبسطة تفيد القارئ أو المطلع على هذا البحث مما يتيح لنا الفرصة بكسب مهارات الإدارة الناجحة والتي تعمل على أساس علمي.

هل الإدارة علم أم فن:
أولاً: علم الإدارة:
العلم مجموعة من القواعد والأسس العلمية التي من خلالها يتم التأكيد على الحقائق التي لا تقبل الشك أو الجدل . ومن خلال هذا التعريف يبين لنا أن الإدارة ليست بالعلم مقارنة بعلم الفيزياء والكيمياء.... مثلاً.ويرجع ذلك لعدد من الأسباب منها أن هذا العلم يعد من العلوم الحديثة نسبياً وأيضاً من الصعب بمكان القيام بتجارب معملية في ميدان الإدارة والتحكم فيها لأنها تتعلق بالعنصر البشري.

ثانياً: الإدارة كمهنة:
هل الإدارة مهنة؟ هذا يتوقف على تعريف المهنة فلو أخذنا في الاعتبار أن المهنة عمل يتطلب الحصول على شهادة مثل الطب والقانون وغيرها فطبقاً لهذا المعنى لا يمكن أن تكون مهنة . ولكن لو اعتبرناها عملاً مخصصاً لخدمة الآخرين وتوجيههم فإنها تعتبر مهنة.


ثالثاً: فن الإدارة:
لو أخذنا تعريف الفن فإن معناه أن تصل إلى الأهداف المنشودة عن طريق تطبيق المهارة ونجد كثيراً من الناس يعتمد على فن الإدارة من خلال الصفات الربانية التي منحها الله سبحانه وتعالى لبعض الأشخاص وهم قلة.إذاً نصل إلى نتيجة أن الإدارة فيها محوران في النقاش أساسيان فالفريق الأول يصر على أن الإدارة فن وليست عمل ويستشهد لذلك بالكثير من رجال الأعمال الموجودين في دول الخليج الذين حققوا نجاحات باهرة بدون استخدام العلم.
الفريق الآخر الذي يصر على أن الإدارة علم له أسس وقواعد ومبادئ وأصول يستشهد أيضاً بأن رجال الأعمال الذين درسوا واعتمدوا تلك المبادئ حققوا نجاحات غير عادية وأسسوا شركات عالمية.
ومن وجهة نظرنا أن الإدارة علم وفن في آن واحد مكملين لبعضهم في معظم الأحيان.

أهمية دراسة الإدارة:
تعتبر الإدارة من الأمور الحيوية والجوهرية في عصرنا الحاضر نظراً لأنها تسهم بشكل مباشر في تسهيل الأعمال وتركيز الانتباه على الأهداف.
ويتميز علم الإدارة عن غيره من العلوم الأخرى بأن هناك مساحة كبيرة للإبداع البشري لأنه يعتمد بلأصل على مبادئ وأسس ومن خلالها تكون هناك عملية القدرة على إضافة أفكار لتطوير العمل.
لقد برزت أهمية الإدارة بعد الحرب العالمية الثانية سنة (1945م) حيث كان هناك نوسع كبير جداً في إنشاء المصانع مما أوجب نقلةً كمية ونوعية في تطوير علم الإدارة من خلال مساهمات عدد كبير من العلماء في هذا المجال.










ماهي الإدارة:
تؤدي الإدارة دوراً مهماً في توجيه الجهود الجماعية على اختلاف مستويات تجمعها وعلى اختلاف أنواعها فكلما ضم عدة أفراد جهودهم إلى بعضها البعض للوصول إلى هدف معين , تظهر أهمية الإدارة وتتزايد هذه الأهمية كلما تزايد اعتماد المجتمع على الجهود الجماعية .
فللإدارة دوراً هاماً في توجيه الجهود الجماعية نحو تحقيق الهدف ومن هنا تظهر أهميتها في الترشيد في استخدام الموارد عن طريق إنتاج سلعة ما أو خدمة معينة.

v مفهوم الإدارة :
تعرف موسوعة العلوم الاجتماعية (بأنها العملية التي يمكن بواسطتها تنفيذ غرض معين والإشراف عليه , ويقول رالف دافيز Ralph Davis "الإدارة هي عملية القيادة التنفيذية "
ويعرف جون مي Jone f.me الإدارة بأنها "فن الحصول على أقصى النتائج بأقل جهد حتى يمكن تحقيق أقصى رواج وسعادة لكل من صاحب العمل والعاملين مع تقديم أفضل خدمة ممكنة للمجتمع"
ويقول هنري فايول Henri Fayol إن معنى أن تدير هو أن تتنبأ , وتخطط, وتنظم, وتصدر الأوامر وتنسق, وتراقب.
إذا يمكننا القول بأن تعريف الإدارة هو "ذلك النشاط الذي يهتم بتخطيط وتنظيم وتوجيه وتنسيق ورقابة أعمال الآخرين لتحقيق هدف معين" .(1)

عناصر التعريف:
1. تشير جميع التعاريف بشكل مباشر أو غير مباشر على ضرورة وجود هدف.
2. عند تطبيق عملية الإدارة فإنه يتم التركيز على الجماعة وليس على الأفراد.
3. التأكيد على أن الأعمال تتم عن طريق الآخرين وليس عن طريق الإدارة.
4. التأكيد على عملية التنبؤ لمواجهة الأحداث المستقبلية.

v تعريف إدارة الأعمال:
"بأنها نشاط متخصص يدور بين العلم والفن ويهدف إلى توجيه الجهود البشرية وفق المعرفة العلمية والإمكانات المادية لتحقيق أهداف معينة محددة مسبقاً"

لقد عرف فريدريك تايلور (Fredrick Taylor) الإدارة بأنها أن تعرف بالضبط ماذا تريد ثم تتأكد من أن الأفراد يؤدون بأحسن طريقة ممكنة وأرخصها.
· كما عرف ديل بيش ( Dale Beach ) الإدارة بأنها عملية استخدام الموارد من المواد الخام والعنصر البشري لتحقيق أهداف معينه وتتضمن تنظيم الأشخاص وتوجيهم وتنسيقهم وتقييمهم لتحقيق هذه الأهداف .(2)

فكما تبين بأنه لا يوجد تعريف معين للإدارة يتفق عليه الباحثين والمفكرين بسبب اختلاف التوجيهات الإدارية لكل مشروع على حده .
ولكن يمكننا القول بأن الإدارة هي القلب النابض لإنجاح كل عمل تجاري أو خدمي تبني أسسها على الأساسيات التالية :
1- أن الإدارة وظيفة ذات مسؤوليات محدده يقوم بها أفراد مدربون وقياديون ليتمكنوا من أداء هذه الوظيفة على أكمل وجه .
2- إن الإدارة تقتضي وجود نخبة من الأشخاص يتم من خلالهم تنفيذ الأعمال .
3- أن الإدارة تستلزم القيام بعدة وظائف تتمثل في التخطيط والتنظيم والتوجيه والتوظيف والرقابة وإعداد التقارير المطلوب لهذا العمل .
4- أن الإدارة لا تعمل في فراغ وإنما تسعى إلى تحقيق الأهداف والتطوير المستمر لهذا المشروع .
5- أن تحقيق الأهداف بفعالية يعني اتخاذ القرار السليم حيث تعد عملية اتخاذ القرار السليم من أهم الأساسيات لإنجاح أي عمل .(1)

وظائف الإدارة :
تعد وظائف الإدارة من أهم النظم التي يبنى عليها العمل وتتمثل في أربعة أمور هي :ـ

1- التخطيط : وهي تحديد الأهداف وسبل الوصول إليها .
2- التنظيم : تحديد المسؤوليات والمهام للأفراد .
3- القيادة : الإيحاء للعاملين وتحفيزهم وتوجيههم لإنجاز عالي .
4- الرقابة : رصد ومتابعة النشاطات وتصحيح الانحرافات .(2)


لإنجاح أي عمل تجاري أو خدمي أو حكومي يجب أن يكون على رأسه مدير يجيد التعامل واتخاذ القرارات اللازمة إذاُ من هو المدير ؟

v المدير :

لمنصب المدير تعريفات كثيرة في كتب الباحثين والمفكرين فمنها :

· ( أن المدير هو الشخص الذي يؤدي العمل عن طريق الآخرين ) .
· ( هو الشخص الذي يوجه الأفراد نحو إنجاز عمل ما ) .
· ( هو الشخص المسئول عن أعمال آخرين يتواجدون في الوحدة التنظيمية التي يترأسها ويقدم لهم الدعم والإرشاد ) .(3)

إذا نستنبط من هذه التعريفات بأن المدير هو المحور الرئيسي الذي يرتكز علية قيام الإدارة الناجحة والفعالة . ولكي يتم نجاح هذا المدير بأعماله يجب أن يتمتع بالمهارات التالية :
1- أن يكون مؤهل علمياُ لهذا المنصب في نفس مجال العمل القائم عليه .
2- أن يكون قادر على استخدام المعرفة والخبرة لأداء مهمة محددة .
3- القدرة على العمل بشكل جيد في المنظمة والتعامل مع الآخرين .
4- القدرة على التفكير المتجدد وبشكل تحليلي وناقد لحل المشاكل المعقدة .

الشروط المهمة لوصف المشروع بأنه (مشروع أعمال ) :

1/ أن يقدم شيئاً نافعاً إما أن يكون سلعة أو منتجاً أو خدمة .
2/ أن يهدف إلى تحقيق الربح .
3/ أن يكون نشاطاُ اقتصاديا أي أنه يعتمد على المبادئ الاقتصادية في حساب التكلفة والربح والخسارة .
4/ أن يكون منظماً وله صفة قانونية أي أن يكون للمشروع أسس تنظيم مستديمة.
5/ أن يقوم علية أفراد أي أن المنظمين المديرين له أفراد وليس حكومات .(1)

الأشكال القانونية لمشروعات الأعمال :
لها شكلان أساسيات هما :
· المنشآت الفردية .
· الشركات .
كما تنقسم الشركات إلى شكلين رئيسية هما :
1/ شركات الأفراد .
2/ شركات الأموال.(2)

v أهم العناصر للإدارة :
لكل إدارة أربعة عناصر رئيسية هي :
1) المنشآت ,2) الوظائف , 3) المهام , 4) الموارد .(3)


أهم العناصر للعملية الإدارية :
1) التخطيط , 2) التنظيم , 3) التوظيف , 4) التوجيه , 5) التنسيق , 6) كتابة التقارير ,
7) الميزانية .
ومما ذكر نلخص بأن عناصر العملية الإدارية تلخص على جانبين هما :
· وظائف الإدارة .
· وظائف المنشأة .

ـ وظائف الإدارة : هي التخطيط واتخاذ القرارات والتنظيم والتنسيق والتوجيه .
ـ وظائف المنشأة : هي إدارة الموارد البشرية وإدارة التسويق وإدارة الإنتاج وإدارة نظم المعلومات والإدارة المالية .(1)





متطلبات إدارة الجودة الكلية :

1/ التزام الإدارة العليا يجعل الجودة في المقام الأول من اهتماماتها .
2/ التأكد على أهمية دور العميل و المستفيد من الخدمة أو المنتج .
3/ العمل باستمرار من أجل تحسين العمليات والإجراءات .
4/ التركيز على الجودة في جميع مراحل المنتج وليس في أخر المراحل .
5/ تأكيد وجوب التميز بين جهود الفرد وجهود الجماعة .
6/ استخدام الأساليب الإحصائية لقياس الجودة .
7/ إشراك المستفيدين والعاملين في مفهوم إدارة الجودة .