اصول ادارة

ملخص كتاب : (اصول ادارة)

المنظمة :هي عبارة عن نشاط إنساني يهدف لتحقيق نتائج معينة من خلال آلية عمل معينة.
أنواع و تصنيف المنظمات:
ربحية :
1)خدمية: تقوم بخدمة الأفراد مقابل نظير مادي
2) تجارية :تقوم على البيع والشراء
3) إنتاجية: صناعية و تنقسم لأربع أقسام:
أ) استخراجية :التي تستخرج الثروات من باطن الارض
ب) تجميعية :منظمة تجمع اجزاء السلع "صناعة السيارات "
ج) تحليلية :هي الصناعات تغير شكل و خواص المادة "الأدوية"
د) تحويلية :هي صناعات تحول شكل المادة فقط "صناعة الاثاث "
غير ربحية :
1) كالخيرية:الهلال الاحمر الاهلية : جمعية المهندسين الحكومية : الوزارات

الادارة
1) الادارة كنشاط إنساني : هو نشاط إنساني يسعى لتحقيق أهداف معينة من خلال الاستقلال الأمثل للموارد المتاحة
2) الإدارة كفكر : هو النشاط يعتمد على الفكر و العمل المهني المرتبطة بالشخصية الإدارية و الاتجاهات السلوكية
3) الإدارة كعملية : اتخاذ قرارات تحكم تصرفات الإفراد في استخدامهم للموارد المتاحة لتحقيق أفضل النتائج
4) الإدارة كوظيفة : هي تخطيط ، تنظيم ،توجيه ،رقابة
5) الإدارة كفن : هي فن الحصول على أفضل النتائج بأقل جهد
الوظائف الإدارة يختلف عندهم المفهوم الإداري
الفنين : هم يقومون بالاعمال التقنية اليدوية "مهندس ،كهربائي "
مكتبيين: هم يقومون بالاعمال ذات الطابع الكتابي "كتبة البريد ،الأخصائي "
مستخدمون :هم يقومون بالاعمال السهلة لمساعدة الفئات السابقة "فراش ،عمال التنظيف"
نظرية الإدارة العلمية
صاحبها :فريدرك تيلور كان عامل فأصبح مشرف على العمال و ركز على الإدارة الدنيا لأنه عامل و له 5 إسهامات:
الإسهام الأول:أسماء الإدارة العلمية
قال إن الإدارة مسئولة عن:
1) تحمل المشكلات التي تواجه المنظمة
2) توفير الرفاهية للعاملين و صاحب العمل
3) جمع البيانات و تحليلها و إرسالها للعاملين
4) وضع خطة للسير عليها
الإسهام الثاني: الإدارة العلمية تستند على مبادئ منها:
1) إحلال الطريقة العلمية بدلا للطريقة التقليدية
2) تدريب العاملين لتحسين مهاراتهم
3) توفير جو التعاون بين العاملين و الإدارة
4) العدالة في تقسيم المسئولية بين العاملين بالإدارة
الإسهام الثالث :ربط الحافز بالإنتاج
A) نظام الأجر بالقطعة: يعني ربط الأجر بالإنتاج فالعامل الذي ينتج أكثر يكسب اجر أكثر
B) نظام المكافآت التفاضلية: و هو إن يكون هناك معدلان للأجر فالعامل الذي يصل للمعايير القياسية يأخذ اجر اعلي و الذي يفشل للوصول للمعايير القياسية يحصل على اقل اجر
الإسهام الرابع :
1) تحدث عن الطريقة المثلى للعمل :حيث حدد كل حركة و جزء ووقت للعمل و هوجم و قدم للمحاكمة بتهمة انه عامل الإنسان كالآلة فدافع عن نفسه انه يريد زيادة النتاج و ليس معاملة الإنسان كالآلة
2) قال أن الإدارة علم قائم على قوانين ثابتة تصلح للتطبيق بجميع المجتمعات المختلفة :و هذا يخالف علم الإدارة الحديث الذي يقول أن القوانين يجب أن تكون مرنة تتغير بتغير المجتمع
الإسهام الخامس : لاحظ أن ظروف العمل المادية غير الجيدة تأثر على الإنتاج و انه يجب الاهتمام بتحسين الظروف بالعمل فركز على النواحي المادية "كالاضائة و التدفئة " و أهمل النواحي المعنوية "كالحالة النفسية و الاجتماعية ط
الإدارة العملية
صاحبها هنري فايول مدير لشركة تعدين و ركز على مستويات الإدارة العليا لأنه مدير و له 4 إسهامات :
الإسهام الأول : "النظرية الوظيفية " تكلم عن الوظائف الإدارية و قال انه يجب أن تمارس 6 وظائف بكل مشروع
1) الوظيفة المحاسبية :تختص بالمركز المالي للمشروع
2) الوظيفة المالية : تشير للاستثمار و التمويل
3) الوظيفة التجارية :تشير للبيع و الشراء
4) الوظيفة الفنية : تشير للإنتاج و التشغيل
5) الوظيفة الوقائية : تشير لحماية ممتلكات المشروع المادية
6) الوظيفة الإدارية : تشير لوظائف الادرة "تنسيق توجيه تنظيم تخطيط "
الإسهام الثاني: تكلم عن الصفات الواجب توافرها للإداري و حددها ب 6 صفات:
1)صفات ذهنية: القدرة على التفكير
2) صفات تعليمية و تثقيفية
3) صفات فنية:معرفته بالعمل
3)صفات جسمانية :الصحة و القدرة على العمل
4) صفات تاديبة أخلاقية :تحمل المسئولية و الإخلاص
5) الخبرة التي هي مجموعة القدرات و المهارات التي تكتسب من العمل
الإسهام الثالث : تكلم عن القدرات و المهارات الفنية و الإدارية : كلما ارتقينا بالسلم الإداري نحتاج للمهارات الإدارية
الإسهام الرابع: تكلم عم مبادئ الإدارة العملية و حددها ب 14 مبدأ:
1)تقسيم العمل:يجب تقسيمه حسب التخصص
2) السلطة و المسئولية:
1) يجب أن يكون توازن بينهما
2) السلطة تفوض و المسئولية تقع على صاحبها لا تفوض
3) النظام و الطاعة : يجب إتباع النظام و التعليمات
4) وحدة القيادة : يعني أن لكل مرؤوس رئيس واحد فقط بالعمل
5) و حدة التوجيه :لكل مجموعة متشابهه النشاط رئيس واحد و خطة عمل واحده
6) تفضيل المصلحة العامة على المصلحة الخاصة : إذا تعارضتا تفضل العامة على الخاصة
7) مبدأ المكافآت: يجب أن يكون هناك نظام عادل للأجور و المكافآت
مركزية السلطة: يجب أن تتمركز السلطة بمكان واحد ثم تفوض لمستويات أخرى
9) تدرج السلطة: يعني ضرورة الالتزام بخط السلطة و عدم تخطي الرئيس المباشر
10) النظام و الترتيب : يعني أن يكون هناك مكان لكل شخص و لكل شي
11) المساواة و العدالة: يجب عدم التفريغ بين العاملين بالنقل و الترقية
12) مبدأ استقرار العاملين: يجب الحرص على ثبات العاملين بالمنظمة فكلما زادت سرعة التدوير دل على سوء الإدارة
13) مبدأ المبادئة :يجب مشاركة المرئوسين بتقديم الاقتراحات و الاستماع لرأيهم
14) مبدأ روح التعاون الجماعي:أي ضرورة تشجيع العمل الجماعي كفريق واحدة

مدرسة العلاقات الإنسانة : الإنسان له ميل لتكوين الجماعات التي تسمى التنظيم الغير رسمي و هذه المدرسة تهتم بالتعرف على مطالب الفرد و التعرف على الجوانب الإنسانية بالتنظيم
من أهم القضايا التي إثارتها هذه المدرسة :
1) إتباع أسلوب المشاركة
2) تبادل الآراء بين الرئيس و المرؤوس
3) الاهتمام بالمشاكل الإنسانية و توصلت بالصدفة لما يسمى "الروح المعنوية "
تعرفت هذه المدرسة على الروح المعنوية من دراسات دامت 2à عاما على الآلات و العاملين و هي:
1) دراسة وستر الكتريك
2) دراسة مصنع الاوكرون
3) دراسة كهرباء الغرب
4) دراسة التون مايو "العالم"
وهذه الدراسات شملت أربع تجارب منها :
التجربة الأولى :التركيبة الاجتماعية
وضع عمال ذوي مستوى اجتماعي و مادي متشابه مع بعضهم فانسجموا كمجموعة و لم تظهر مشاكل تذكر مما أدى لزيادة الإنتاج
التجربة الثانية: طبيعة الإشراف
اختير 6 عاملات تربطهن صداقة و وضعوا بغرفة مراقبة بالكاميرات و كلفن بتجميع أجزاء الهاتف أي عمل ليس تنافسي و لكن مشترك و لم يكن لهن رئيس و كان لهم فترات راحة و يسمح لهن بالتحدث إثناء العمل و وجدو ا أن روحهم المعنوية عالية و يشعرن بالراحة وقت العمل
التخطيط:هو تحديد مسبق لما سيتم عمله/ هو التنبؤ بالمستقبل ليس بقصد التنبؤ بل لتصور الحياة التي تناسب أمالنا
أهمية التخطيط:
1)الاستعداد للمستقبل بتفاؤل
2) التنسيق الايجابي بين الوظائف الإدارية المختلفة
3)يساعد بالتنسيق
4) التحكم بالاحتياجات الفعلية من القوة البشرية
5) يساعد على معرفة الموقف الحقيقي للمنظمة بين منافسيها
6) يساعد على تحديد دور كل الرؤساء و المرؤوسين لتحمل المسئولية
7) له دور بوضع خطة الاتصال الفعال بالمستويات الإدارية مما يسهل عملية تبادل الآراء
التخطيط السيئ أو الردئ له عوامل :
1) عدم توافر المعلومات أو الأرقام لوضع الخطة
2) عدم توافر الكفاءات المؤهلة لوضع الخطة
3)نقص الإمكانات المادية مما يترتب عليها نقص المواد الخام أو العمالة
4) ضعف الإدارة العليا و عدم قدرتها على اتخاذ القرارات الحاسمة و تصحيح الخطأ
5) عدم تحمس الأقسام الأخرى لتنفيذ الخطة
6) الاعتماد على الخبرات الذاتية بوضع الخطة و هذا غير صحيح لان الظروف تتغير
7) قد تكون الإمكانات متوفرة و لكن لا يكتب لها النجاح بسبب تعطيل ذوي النفوس الضعيفة لمصالحهم
عناصر التخطيط:"الأهداف ، السياسات ، الإجراءات ،التعليمات "
الأهداف:هي النتائج المطلوب الوصول إليها
خصائص الأهداف :
1) يجب أن تكون واقعية و بحدود الإمكانات
2) يجب أن تكون مكتوبة ليعلم بها الجميع
3) يجب ترابط مصالح العاملين و المنظمة عند انجاز الأهداف
4) يجب تحديد الزمن لانجاز الأهداف
5) يجب أن تكون الأهداف قابلة للقياس أي غير محدده
السياسات :هي مجموعة القواعد و الارشادات التي تحكم التصرفات الموصلة للهدف /هي مرشد عام للإداريين تساعدهم بانجاز إعمالهم اليومية
مواصفات السياسات الفعالة :
1) يجب أن تكون مستمدة من الأهداف
2) يجب أن تكون واضحة و محدده مسبقا
3) يجب أن تكون مكتوبة ليعلم الجميع بها
4) يجب أن تكون مرنه قابلة للتعديل
5) يجب أن تكون مترابطة مع بعضها البعض
6) يجب مراجعتها باستمرار للتأكد من صلاحيتها
أنواع السياسات:
1)وفق المستوى الإداري :
1) سياسات أساسية :وهي طويلة الأجل من اختصاص الإدارة العليا ،نابعة من الأهداف ،شاملة تتميز بالثبات و الاستقرار
2) سياسات وظيفية : مشتقة من السياسات العليا ، من اختصاص الإدارة الوسطى ،متوسطة الأجل تنطبق على أجزاء من المشروع و لا تشمله ككل ، تخصصية تخدم كل قطاع وظيفي بالمنظمة
3) السياسات التشغيلية : قصيرة الأجل ، محدده ومشتقة من السياسات الوظيفية ، تنفذ بالإدارة الإشرافية ن هي مرن على مستوى القسم فقط
2)وفق درجة الاستقرار:
1) سياسات مرنة :أي يمكن تعديلها لأنها على مستوى الإدارات الإشرافية و تتعلق بالاعمال اليومية
2) السياسات الثابتة : هي مرتبطة بأهداف المنظمة تتغير مع تغيير أو حذف السياسات و هي على مستوى الإدارات العليا
أهداف السياسات و فوائدها :
1) وسيلة فعالة لتحقيق أهداف المنظمة
2) هي أداة رقابية تساعد على اتخاذ القرارات
3) توفر الوقت و الجهد
4) تظمن توحد القرارات
5) تحقق الترابط بالمنظمة
6) تحقق الرضا الوظيفي أن كانت عادلة
الإجراءات : هي طريقة محدده سلفا تبين كيفية تنفيذ اعمل روتينية مكررة / هي مجموعة خطوات تعكس تطبيق سياسة أو أكثر على ارض الواقع
مواصفات الإجراءات الإدارية :
1) يجب أن تعكس خطوات العمل المتتابعة
2) يجب أن تحدد الوقت و الحركة
3) يجب أن تحدد مستوى الجودة
4) يجب أن تكون أعدت بطريقة علمية
مبررات العمل بالإجراءات :
1) تسهل العمل
2) تدعم مبدأ التخصص
3) تزيد مهارات العاملين
4) تطمئن الرئيس المباشر و تحدد أهداف قسمة
أنواع الإجراءات :
1) ذو طبيعة متحركة : أي تنتقل المعاملة من مكتب لآخر
2) ذو طبيعة تخزينية : هو يتطلب حفظ بالسجلات
3) ذو طبيعة انتظارية : هو نشاط جزئي يتطلب ايقافة فترة من الزمن
4) ذو طبيعة رقابية: هو نشاط يتطلب العرض و التدقيق للمقارنة بين الأداء الفعلي و الخطة الموضوعة
متطلبات و مستلزمات نظام الإجراءات :
1) يجب أن تحقق مجموعة أهداف
2) يجب أن تكون متتابعة منطقية
3) يجب أن تقسم على العاملين على أساس التكافؤ بحجم العمل
4) يجب أن تكون مرنة غير معقدة
5) كل إضافة للإجراءات القصد منها انجاز عمل
6) يجب استبعاد الإجراءات الغير ضرورية
التعليمات الإدارية : هي الحزم بتنفيذ الأوامر / هي مجموعة القواعد التي تتميز بأنها أكثر تحديدا و اقل عمومية من السياسات / هي التحديد الواضح للتصرف وفق الموقف "ممنوع التدخين "
مواصفات التعليمات الفعالة :تتماشى مع السياسات ، تكون حازمة و قوية ، تتصف بالعدالة و المساواة و الموضوعية
مبررات تطبيق التعليمات الإدارية:
لضبط التصرفات، لأداء العمل بالمستوى المطلوب
الخطة الإدارية : هي تقرير لبرنامج عمل شامل لنشاط معين توضع بالبداية و النهاية للنشاط البشري و المادي اللازم للتنفيذ و التوقيت المطلوب لكل مرحلة
الفرق بين الخطة و التخطيط ؟
الخطة = هي برنامج محدد لانجاز الأهداف التخطيط = وظيفة إدارية ضخمة
مراجل انجاز الخطة :
1) تحديد الأهداف : التي يمكن أن تأتي من مشكلة واجهتها المنظمة أو الفكرة العامة أو من الغرض الذي قامت عليه المنظمة
2) التنبؤات : هو عملية يتم من خلالها وضع تصورات للمستقبل / هو التنبؤ بالمشطلات المحتمل وقوعها
أنواع التنبؤات : تنبؤ صريح : يعتمد على القوانين و الأرقام تنبؤ ضمني : يعتمد على أساس شخصي قائم علخبرة
التنبؤ قد يكون من داخل المنظمة : يعتمد على وضوح الأهداف ، توافر المعلومات ، الكفاءات الإدارية
من خارج المنظمة: يعتمد على الأوضاع السياسية، الاقتصادية، المنافسة الشريفة، اللوائح و القوانين
خطوات التنبؤ:
1) جمع معلومات
2) عمل مقارنة بين الواقع و المستقبل
3) تحليل الأسباب التي قد تعوق العمل
طرق التنبؤ :
1)طريقة دلفي :تقوم على التعرف على أراء مجموعة متخصصين كل منهم يضع تنبؤات و يدعمها بالحجج و البراهين إلى أن يتم التوصل للتنبؤ الأقرب للصواب
2) الطريقة التاريخية : تقوم على مبدأ أن المستقبل سيكون امتداد للحاضر و الذي هو امتداد للماضي و أن التاريخ سيعيد نفسه لذا نستخدم خبرتنا بحل المشاكل السابقة لحل المشاكل الحديثة
3) الطريقة الاستنباطية : تقوم على الاعتماد على جزء من الماضي مع الأخذ بالحسبان ظروف الحاضر
3) افتراضات الخطة:هي تحديد البيئة التي ستعمل بها الخطة بالمستقبل و يعتمد نجاحها على توفر المعلومات وواقعية الافتراض
4) بدائل الخطة : أي يجب أن تكون الخطة عريضة أي لها بدائل عديدة لننتقل من بديل لآخر بحال عدم نجاحها
5) البديل الأفضل و الأمثل : هو البديل الذي يحقق الأهداف بأقل تكلفة مادية و معنوية و هو مر يناسب الظروف
6) الخطط الفرعية : هي خطط صغيرة مشتقة من الأصلية التي لا تنفذ دفعه واحده إنما تجزا لتسمى خطط فرعية
7) الموازنة التخطيطية : هي ترجمة رقمية للخطة توضح الإيرادات و المصروفات وهي ضرورية للتعرف على قدرات المنظمة ماليا
البرامج الزمنية :هي توضح البرنامج الزمني أي تاريخي البدا و الانتهاء
9) التقرير النهائي : يقوم المخطط بعمل تقرير لكافة المراحل السابقة لتصبح وثيقة هامة تسلم للجهات المسئولة بعد الموافقة
10) التدقيق و المتابعة :يجب على المخطط متابعة الخطة حتى بعد البدء بتنفيذها لكشف الأخطاء و معالجتها