الإتصال الإداري

- اهمية الاتصال في الادارة الحديثة ،الموضوع لعبدالرحمان التيشوري.سوريا
http://www.ahewar.org/debat/show.art.asp?aid=58886
موقع إدارة ( السعودية) قد يفيدكم
http://www.edarah.org/sites.php

الإتصال الإداري :http://www.arabhrm.com/modules/news/article.php?storyid=28

كتاب للتحميل " الإتصال الإداري :http://www.4shared.com/file/221198911/7c74273c/__online.html

نظريات الاتصال الإداري و التنظيم :
- إن العنصر البشري أكثر المواضيع تعقدا وغموضا،كما نجد موضوع الاتصال في المنظمة تكتسبه طبيعة التعقيد والغموض، ويمكننا أن نخفف التعقيد بتفهمنا للسلوك البشري واهم مميزاته ، ولهذا سوف نتناول النظريات الإدارية التي يظهر من خلالها موضوع الاتصال و علاقته بالسلوك الفردي ومن أهمها: نظرية X،Y،Z ونظرية القرارات الادارية بالمشاركة نظرية الأنظمة ليكرت

Iالنظريات التي تطرقت للاتصال:
- نجد بعض النظريات التي تطرقت للاتصال ومن أهمها:
1-1نظرية X:- تعتبر النظرية X التي قدمها McGregor في الواقع كملخص للنظريات الكلاسيكية في الفكر الإداري، فهي تعتبر الإنسان كسول بطبعه ولا يحب العمل وسلبي التصرف ومحدود الطموحات، وكل ما يطمح له هو إشباع حاجاته الاقتصادية وحاجة الأمان ويتجنب المسؤولية، والفروض التي تقوم عليها النظرية هي:
• العمل كريها وبغيضا بالفطرة بالنسبة لمعظم الافراد.
• معظم الافراد يتميزون بعدم الطموح والرغبة الضئيلة في تحمل المسؤولية والميل للانتقاد.
• قد يتوفر لدى الافراد مقدرة ضئيلة على الابتكار، والإبداع في حل المشكلات التنظيمية.
• يمكن تحفيزهم، وتحريك سلوكهم، بالخوض على إشباع الحاجات الاقتصادية وحاجات الأمان.
• يتعين مراقبة أعمال معظم الافراد وذلك عن قرب مع تصحيح مستمر في أعمالهم لانجاز أهداف المنظمة.
- وهي تنسجم الى حد كبير مع أفكار تخص التحفيز الذي يقترح الحوافز المادية انطلاقا مع طريقة تقديم الأجور مكافأة للعمال ذوي الإنتاجية الأكبر من المستوى العادي،100% من الإنتاج المحدد بشكل علمي ودقيق بعد تحليل العمل والوقت اللازم له.

1-2نظرية Y: -
تعتبر أكثر تفاؤلا من X في نظرتها للإنسان فهي تعتبره نشيط قادر على الإبداع والابتكار محب للعمل قادر على تحمل المسؤولية اي أن له جانب ايجابي والمشاركة والإبداع والتكامل الجماعي وله طموح أكثر من الطموح الاقتصادي وحب العمل، وإنما هو يتعدى الى الحاجة الاجتماعية ،احترام النفس، إثبات الذات وتقوم على الفروض التالية:
• يعتبر العمل كهوية لمعظم الافراد وخاصة إذا توفرت لها الظروف.
• يعتبر التوجيه والرقابة الذاتية والواقع أساسي في تحقيق أهداف المنظمة.
• تنتشر القدرة والإبداعية على حل المشكلات التنظيمية بين الافراد على مجال واسع.
• يحدث التحفيز من منطلق أوسع.
• يوجد لدى الافراد قدر من التوجيه والرقابة الذاتية حيث يمكنهم الإبداع في العمل في ظل وجود نظام حوافز جديد.
1-3نظرية Z :-

تعتبر هذه النظرية أكثر واقعية وموضوعية مقارنة بالنظريتين السابقتين وترى هذه النظرية الى العلاقة القائمة بين الادارة والعاملين نظرة موضوعية حسب نوع العاملين المتعامل معهم فقد يكون العامل إما كسولا او نشيطا او طموحا او متوكلا او عديم المسؤولية ومنه قد تكون نظرة الادارة الى العامل على أساس طبيعته البشرية وحسب الموقف والعوامل المرتبطة به.
1-4نظرية W:

- إذا كانت X تنظر للإنسان بروح التشاؤم كنظرية غير العاذلة وإذا كانت نظريةY تنظر للإنسان بروح التفاؤل كمدخل قريب للعدل بينما النظريةZ تنظر للأفراد نظرة موضوعية من منطلق الموقف والمتغيرات التي تحدد طبيعة الفرد وتحكم سلوكه فان نظرية W تنظر للأفراد بروح التفاؤل ولكن باعتبارهم مختلفين مع إعدادهم نفسيا وذهنيا لتقبل التعامل هذا الى جانب نظرة الادارة بصفتهم بشر لهم أحاسيس ودوافع ما يلزم اعتباره عند مزاولة أية عملية ادارية.

1-5نظرية القرارات الادارية بالمشاركة( سمات النظام الأربعة ليكرت): -

يصف ليكرت أربعة أنماط الأنظمة الادارية لاتخاذ القرارات:
نظام ديكتاتوري مستغل.
نظام ديكتاتوري خير.
نظام استشاري.
نظام مشارك.
كل هذه الأنظمة ترتبط بعملية التخطيط واتخاذ القرار والاتصالات ويتأثر دور العامل واندفاعه بما تنتجه هذه الطريقة في اتخاذ القرار وبالتالي تحدد نتائج من أثر الاتصال الذي يأخذ معنى مهم في العملية.

-2الاتصال من خلال النظريات الإدارية: -

كل من نظريةXوY جاءت لتغيير طبيعة العنصر البشري الذي يعبر عن قطبي الاتصال.
فإذا رأينا الإنسان من زاويةX التي تفرض أن الإنسان كسول ولا يحب العمل وليس له طموح و لا يطمح الى المسؤولية ويسعى الى تلبية حاجاته الاقتصادية والأمان فانه حتما الادارة هي التي تتخذ المبدأ سوف تأخذ الإنسان مثله مثل الآلة، ليس له كيان ولا يفكر ولا يبتكر ولا يحب المشاركة فيما يدور من حوله وعليه يجب أن تعامله بقسوة لكي يعمل الى أن يكون الاتصال يأخذ شكل التهديد والأمر والنهي، والتوعد،وهنا سوف تكون في نطاق اتصال من الأعلى للأسفل وبشكل أكثر غموضا وبسيطرة مركزية، حيث نجد في الاقتصاديات الموجودة مركزيا.

- أما إذا نظرنا الى نمط الاتصال من خلال Y التي ترى الى الإنسان على انه ذو كيان له لاحق في المشاركة في الحياة بفاعلية وهذا ما يزرع في نفس الإنسان الثقة وذلك من خلال مشاركته في عملية اتخاذ القرار بواسطة التغذية العكسية والمراقبة الذاتية وتحفيزه وتشجيعه ومنه يكون تفاعل بين قطبي الاتصال ومن يكون الفرد يحس بأكثر أمان وثقة ومن هنا قد حققنا نمط الاتصال جديد في المؤسسة وكسب تعاون الجميع في التسيير وسير المؤسسة الى الأمام وخلق جو عمل جماعي وروحي معنوية مرتفعة بين الأفراد، وهذا لا نظام غالبا ما نجد في المؤسسة اليابانية التي تعمل على تحقيق عمل جماعي وتتبنى النظام العضوي في تنظيما الذي يضمن التفاعل الدائم بين الافراد وتحقيق الأهداف معا وبأكثر شفافية.

- أما إذا نظرنا إلى نمط الاتصال من خلال نظريةZ حيث ترى أن العلاقة بين الإدارة والعمال تكون موضوعة على أساس طبيعة الإنسان والموقف، وعلى هذا الأساس فالمطلوب من الإدارة أن لا تضع نمط اتصال موحد أو بصورة مسبقة إنما يكون حسب نوع الطبيعة البشرية للمستقبل ونوع الموقف وهنا تكون بصدد حالة استقرار أو يحس العامل مقارنة بزميله بالتميز خاصة إذا تلقى أحدهما اتصالا خاص والآخر نوع آخر من الاتصال، وهذا ما ينعكس على نفسية الفرد بالإحباط والفشل لأن ذلك يبقى نسبيا يقتصر على صحة الإدارة عادة لشخص والظروف المحيطة به على أكمل وجه.

- أما نمط الاتصال من خلال نظرية القرارات الإدارية ليكرت، من خلال الأنظمة الأربعة للمشاركة في ‘اتخاذ القرارات حسبه يتضح طبيعة الاتصال.

- بالنسبة للأول يتميز بالديكتاتورية وتمركز السلطة وعدم إشراك الآخرين في اتخاذ القرار، وبالتالي سوف يسود جو من عدم الثقة وتكون الإدارة منعزلة عن العمال وهنا يكون الاتصال غير متطور ويعطي توصيل الأوامر والتوجيهات من الأعلى إلى الأسفل و منه يكون المناخ مكهرب لا يساعد على عملية التسيير الجيد،وأما بالنسبة النظام الثاني الذي هو ديكتاتوري خير فهو يسمح بمجال ضئيل للأفراد من المشاركة في القرار.
- النظام الثالث والذي يتبع الفرصة للتفاعل بين الرئيسين والمرؤوسين حيث تثق الإدارة إلى حد كبير بالعمل وليس العامل وتسمح لهم باتخاذ القرارات التي تتفق مع مستواهم ونطاقهم التنفيذي مع التحفظ بالنسبة للقرارات الهامة،وبالنسبة للنظام الرابع (النظام المشترك) حيث يشبه إلى حد بعيد نظريةY والتي تؤمن بفعالية وقدرة الفرد على الابتكار و الإبداع وتنظر إليه من مجال الثقة لا حدود له ومن هذه النقطة يمكننا تصور الاتصال الذي يسود النظام، حيث تسوده الثقة والتفاعل، وفتح الاتصالات في كل الاتجاهات ويكون له دور كبير في سير العمليات، وسيؤثر على كل من عمليات التخطيط، الرقابة، التنظيم واتخاذ القرار التي تعتمد على نظام الاتصال بشكل كبير.

- من خلال عرض هذه النظريات وكيف ترى الاتصال وما هي نتائجه في ظلها نستنتج أنه توعية النمط الإداري المنتج في المنظمة يلعب دورا رئيسيا من حيث مدى فعالية الاتصالات الإدارية في أداء الدور المتوقع لها مما يتعين على القيادة محاولة تفهم العنصر البشري وحاجته مع التعرف على الدوافع التي تحرك سلوكياته بقصد إشباع هذه الحاجة وذلك من خلال نظام جيد للاتصالات الإدارية.

السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته
الاتصال الاداري :
أدخل بالضغط على اللرابط التالي:
http://www.almdares.net/modules.php?name=News&file=article&sid=203

كفاءة الاتصال و معوقاته و فعاليته :
http://www.sst5.com/readArticle.aspx?ArtID=436&SecID=77

االسلام عليكم


بحث حول اهمية الاتصال في الادارة الحديثة
الكاتب : عبد الرحمن تيشوري
الحوار المتمدن - العدد: 1482 - 2006 / 3 / 7
المحور: الادارة و الاقتصاد

مفهوم وتعريف الاتصال
• اهداف الاتصال
• عناصر الاتصال
• اركان الاتصال
• اهمية وفوائد الاتصال
• شروط نجاح عملية الاتصال
• الوصايا العشر للاتصال الفعال
• لماذا تنحرف عملية الاتصال عن هدفها المنشود

يشغل الاتصال جزء كبير من وقتنا فيقضي الانسان 75 % من وقته في الاتصال بالاخرين و60% من هذه النسبة مخصصة للاستماع واستقبال رسائل الاخرين و40 % في تصدير الاتصال للاخرين
والاتصال هو عملية سلوكية تنطوي على انتقال المعلومات وتبادل الافكار والاراء من اجل تصور او فهم الامور بين شخص واخر او بين شخص واخرين وهو يحتاج الى طرف مصدر وطرف مستقبل وقناة اتصال ثم تنتقل الرسالة مضمون الاتصال وتلعب العلاقة بين المرسل والمستقبل دور في وصول الرسالة وكذلك الاختلافات في المستويات الثقافية والتعليمية
وفي المنظمات والادارات قد يتم الاتصال من الاعلى الى الاسفل وذلك على شكل منشورات او تقارير او قرارات او اوامر او اعلانات او صحف او مجلات كما ويتم الاتصال من الاسفل الى الاعلى على شكل اقتراحات وتقارير ومقابلات وطلبات وشكاوى وما الى ذلك ومن المهم جدا ان يكون الاتصال سريع وفعال وغير مكلف ومنظم بطريقة لبقة واليفة وودية وسريعة لان ذلك ينعكس ايجابا على عمل الادارة وتحقيق اهدافها

اهداف الاتصال
• اعطاء معلومات محددة عن العمل
• ايضاح علاقة الوظيفة بغيرها من الوظائف
• ايضاح السياسات والاجراءات
• اعطاء الشخص معلومات عن كيفية ادائه للعمل
• اقناع الموظفين بضرورة تطبيق الخطط والبرامج وتحقيق الاهداف

وفي الادارة العامة السورية تتم اغلب عمليات الاتصال من الاعلى الى الاسفل وهذا النوع من الاتصال يؤدي الى مشاكل كثيرة حيث لا يقدر الرؤساء احتياجات المرؤوسين بصورة مرضية ونلاحظ ان المدير ومعاونيه ورؤساء الدوائر ينعمون بالغرف الواسعة والتدفئة والتبريد والشاي وغيره والاثاث المريح اما الموظفين لا يحصلون على نفس الامور
ففي احدى الدراسات على سبيل المثال كانت الاجابة عن السؤال _ ماذا يريد الشخص من عمله ؟؟
جاءت النتائج كما يلي :
نوع الاهمية بالنسبة للرؤساء بالنسبةللمرؤوسين
اجور جيدة 1 5
ضمان العمل 2 4
ترقية ونمو وظيفي 3 7
ظروف عمل مناسبة 4 9
عمل غير ممل 5 6
مشاركة في الادارة 6 8
الانضباط والالتزام 7 10
تقبل العمل 8 1
تفهم المشاكل الشخصية 9 3
تذوق الاشياء 10 2

هذا مع الاشارة الى ان رقم 1 يعني اهمية قصوى وانه كلما كبر الرقم كلما دل ذلك على تناقص نوع الاهمية بالنسبة للشخص سواء كان رئيسا ام مرؤوسا
وكذلك تعاني الادارة العامة السورية من تحريف وتشويه وعدم فهم للرسالة حيث يفسرها كل مستوى اداري بطريقة مختلفة عن المستوى الاخر لذا يضيع اكثر من 75% من مضمون الرسالة وهذا يسمى فاقد الاتصال وقد اجريت دراسة على على مئة شركة لمعرفة الفاقد من المعنى المراد نقله على ستة مستويات ادارية الامر الذي ادى الى ضياع 75% من ذلك المعنى :
المستوى الاداري نسبة الاستلام الصحيح نسبة الفاقد
مجلس الادارة 100% ----
نواب الرئيس 66 34
المشرفون العامون 56 44
مديرو المصانع 40 60
المشرفون المباشرون 30 70
العمال والموظفين 25 75 %

عناصر الاتصال
*المصدر وقد يكون شخص عن طريق الحديث او الكتابة او الرسم او التعبير او الايماء او قد يكون منظمة او هيئة او مؤسسة او مجلة او اذاعة او انترنت
* الرسالة والتي تتضمن على المعنى وقد تتخذ الرسالة اشكالا عدة مكتوبة موجة هوائية نبضة كهربائية ..............
* المستقبل الهدف وقد يكون شخص يراد جذبه وايصال ما يلزم له او عضو في جماعة او موظف في مؤسسة حكومية او خاصة
* قناة الاتصال وتسير عبرها المعلومات والرسالة ويجب ان تكون القناة الاتصالية جيدة
اركان الاتصال
• موضوع الاتصال
• الغاية من الاتصال
• الوسيلة المستخدمة في الاتصال
لذلك يعتبر الحوار علما انسانيا فنحن نميز بين شخص مثقف يجيد الحوار وشخص لا يجيد الحوار
فمن يجيد ا لا صغاء يجيد التحدث
اذا نحن ننظر الىالاتصال كاحد العلوم التي تميزت بالتطور المستمر مع الفكر الانساني
فبين الحوار بين شخصين على طاولة والحوار بين شخصين على البريد الالكتروني هناك مسافة من التطور التقني في عالم الاتصالات

اهمية وفوائد الاتصال
• الاتصال يخرج الانسان من عماوالته
آن يقوم شخص في زاوية شاشة التلفاز بترجمة الاخبار آلي حركات خاصة بالصم والبكم يعد خطوة اعلامية متطورة تبعد الانسان ذو العاهة عن عماوالته ويشعر بانه انسان يمتلك المقدرة للاطلاع على الاخبار كغيره
• الا تصال يتيح المجال لتبادل الأفكار والاراء والانسجام حتى على المستوى الاجتماعي
• الحوار الدائم بين شريكين يؤدي آلي انجاح الشراكة اكثر فالحوار يخفف من النزعة السلطوية داحل الانسان فعندما لااسمع لرأي لايوافقني فليس هناك من مجال للتطور ابدا
فالحوار يعني شخصية اخرى وعقل اخر ورأي اخر وتجربة اخرى
• الاتصال يؤمن التفاعل الحضاري بين المجتمعات
الترجمة هي احد الاركان الاساسية للاتصال
الاتصال بين الحضارات العربية والاوربية ادى آلي تطور العلوم والفلسفة
• عملية الاتصال حولت العالم آلي قرية ضغيرة
فالتلفاز وسيلة اتصال مكننا من متابعة حدث ما في الطرف الاخر من العالم وفي اللحظة نفسها
• عملية الاتصال تساهم في عملية التنمية كجزء من التنمية الشاملة ولقد اثبتت الدراسات وجود ارتباط بين نمو وسائل الاعلام والنمو الاقتصادي ونمومهارات الموظفين في الاتصال الفعال
• الاتصال يصهر التجارب الانسانية في شتى المجالات
فالتجربة الانسانية ليست ملكا لشخص اوقبيلة آو دولة بل هي ملك للعالم الانساني
• عملية الاتصال انعكست على تقنيات التعليم والوسائل التعليمية وعلى الادارة والموظفين وخدمة المواطنين
حيث استطاعت آن توفر المناخ الايجابي بين المعلم والمتعلمين وان تردم الهوة الكلاسيكية بين المعلم والمتعلم واصبح اليوم التلميذ امهر من استاذه في امور الحاسوب كما اصبح الكثير من الموظفين افضل من مدرائهم في مهارات استخدام الحاسب

شروط نجاح عملية الاتصال
• على المرسل آن يكون بارعا في عملية ارسال الرسائل
• يجب على المرسل آن يكون ملما بموضوع الرسالة
• يجب آن يحترم المرسل ردة فعل المستقبل
• على المرسل آن يوزع المعلومات زمانيا بشكل صحيح
• يجب على المرسل آن يطابق موضوع الرسالة مع الوسيلة
• يجب توفير قناة اتصال متوافقة مع الموضوع
• يجب على المستقبل آن يتحلى بالذكاء والبديهة في التقاط الرسالة
• يجب آن تتوافق الرسالة مع المستوى المعرفي للمستقبل
• على المستقبل آن يتميز بمقدرة على المبادرة الذاتية في فهم الرسالة آو فك رموزها

الوصايا العشر للاتصال الفعال
• على المدير اختيار افضل واسرع طرائق الاتصال
• يجب على المدير ان يكون على علم بالامور التي تجري في ادارته والا لن يكون قادر على شرح ظروف العمل الى مرؤوسيه ( فاقد الشيء لا يعطيه )
• ان نجاحك كقائد او مدير يعتمد بدرجة كبيرة على مدى الحرية التي يتحدث بها مرؤوسيك اليك
• ركز على تنمية موهبة الاستماع لديك وابتعد قدر الامكان عن الشرود وركز على ما يجري قوله لك
• لا تقاطع من يتحدث اليك بل دعه يكمل حديثه
• لا تحاول ان تقفز الى النتائج مباشرة
• تصرف بحكمة واضبط اعصابك اذا سمعت شيئا يغضبك
• عليك التاكد من وضوح افكارك قبل البدء بعملية الاتصال
• لا تقلل من اثر النواحي الشكلية مثل التعبير الصوت حركة اليدين ..
• اربط عملية الاتصال بامر له اهمية وقيمة لدى مستقبل الرسالة
• اجعل هدفك ان يكون مفهوما لدى الاخرين وكن مستمعا جيدا
• اطرح بعض الاسئلة فذلك يعطي بانك تقوم بمتابعة موضوع الحديث

لماذا تنحرف عملية الاتصال عن اهدافها؟
• بسبب الغموض بالرسالة
• بسبب الخطأ في ترجمة المحتويات
• بسبب عدم الانتباه
• بسبب الفاقد الكبير
• بسبب مدى الثقة بناقل الاتصال
• بسبب التسرع في اصدار الاحكام المسبقة وعدم قراءة الرسالة بدقة وفهم وعناية



المصدر :عبد الرحمن تيشوري
الحوار المتمدن - العدد: 1482 - 2006 / 3 / 7
المحور: الادارة و الاقتصاد
http://www.ahewar.org/debat/show.art.asp?aid=58886